ERP
Ce que c'est
L'ERP est la colonne vertébrale des grandes organisations : une base unique, des modules par fonction (comptabilité, ventes, achats, stocks, projets, paie), des flux automatisés entre eux. Une facture émise met à jour la comptabilité, le stock et le suivi client en même temps. Sa mise en place est un projet en soi : cadrage des processus, paramétrage, migration des données, formation, avec un budget et un calendrier de plusieurs mois.
Pour une association
La plupart des ASBL n'ont pas besoin d'un ERP. Un outil de facturation, une comptabilité simplifiée tenue par le comptable, un CRM pour les membres et les donateurs, un partage de documents, bien reliés entre eux, couvrent leurs besoins pour une fraction du coût et du temps de mise en place. Les grandes fédérations, les structures avec plusieurs services, des salariés en nombre, des stocks ou plusieurs implantations sont dans un autre cas : là, l'ERP évite la ressaisie et les tableurs parallèles.
Les signes qu'un ERP se justifie
- Deux services ressaisissent les mêmes données dans deux outils, chaque semaine
- La comptabilité, la facturation et la gestion de projets vivent dans des outils qui ne se parlent pas, et la réconciliation prend des jours
- Des stocks, des achats ou une paie à gérer en interne, avec des volumes
- Plusieurs implantations ou entités qui doivent consolider leurs chiffres
Si aucun de ces signes n'est présent, deux ou trois outils légers reliés par des exports ou des connecteurs suffisent, et ils se mettent en place en jours plutôt qu'en mois.
Les outils légers qui font le travail
- La facturation : un outil en ligne qui émet, envoie et suit les factures, relié à la banque
- La comptabilité : tenue par le comptable dans son outil, alimentée par des exports propres
- Le CRM : membres, donateurs, bénévoles, avec les cotisations et les consentements
- Les documents : un espace partagé avec des droits par dossier, et une règle de nommage
- Les formulaires : inscriptions et demandes reliées au CRM, sans ressaisie
Chez Kern4Good
Le programme n'installe pas d'ERP. Il aide, en consultance à prix coûtant, à choisir les outils légers qui conviennent (facturation, CRM, documents, formulaires) et à les relier ; c'est la thématique Outils de gestion pour association. Si un ERP se justifie, KERN-IT en parle dans son activité principale, hors programme, au tarif d'agence : une mise en place d'ERP n'entre pas dans le prix coûtant réservé aux sites et à la consultance des associations.
Pour aller plus loin
Odoo est-il un ERP pour association ?
Odoo est un ERP modulaire, utilisé par des associations de taille moyenne. Il demande un cadrage sérieux et un budget de mise en place. Pour une petite ASBL, c'est souvent trop ; pour une fédération avec des salariés et des stocks, c'est une piste.
Un ERP remplace-t-il le CRM ?
Il en contient souvent un. Mais si le seul besoin est de suivre membres et donateurs, un CRM seul est plus simple, moins cher et plus vite tenu.
Combien de temps prend une mise en place d'ERP ?
Plusieurs mois pour une structure moyenne : cadrage des processus, paramétrage, migration, formation, puis un trimestre de rodage. C'est ce qui le réserve aux organisations qui en tirent un vrai gain.
Que faire en attendant d'être assez grand pour un ERP ?
Choisir des outils légers qui exportent leurs données proprement. Le jour où un ERP se justifie, la migration part de données saines plutôt que de tableurs hétéroclites.