CRM

Un CRM (gestion de la relation) est l'outil qui centralise les contacts d'une organisation et l'historique de chaque relation. Pour une association : membres, donateurs, bénévoles, partenaires, avec les cotisations, les dons, les échanges. Il remplace les tableurs dispersés.

À quoi ça sert

Une seule liste à jour, partagée par l'équipe, au lieu de trois tableurs qui se contredisent
L'historique de chaque contact : cotisations, dons, présences, échanges, ce qu'on lui a promis
Les relances et les remerciements envoyés à temps, parce que l'outil sait qui n'a pas renouvelé
Des exports propres pour l'assemblée générale, le rapport d'activité et les dossiers de subside
Le respect du RGPD : qui accède à quoi, depuis quand on garde une fiche, comment on la supprime

Pour une association

Les CRM d'entreprise sont pensés pour vendre : des opportunités, un pipeline, des prévisions. Une association a besoin de suivre des membres, des donateurs et des bénévoles, avec des cotisations annuelles, des reçus, des présences à des activités. Des outils associatifs, ou des outils simples reliés au site, font mieux l'affaire, à moindre coût. Le critère qui compte le plus n'est pas la liste des fonctions : c'est la personne qui tiendra l'outil chaque semaine.

Comment choisir

Écrire ce qu'on veut savoir d'un contact, et ce qu'on veut lui envoyer : c'est la structure des données
Compter les contacts et les personnes qui y toucheront : à une seule personne et quelques dizaines de fiches, un tableur tient encore
Regarder ce qui existe déjà dans l'association (comptabilité, lettre d'information, formulaires) et ce que le CRM devra relier
Tester l'outil avec vingt vraies fiches avant de tout importer
Poser les règles RGPD dès le départ : accès, durée de conservation, désinscription

Les données à garder, et pas plus

L'identité et les coordonnées : nom, courriel, téléphone, adresse si on envoie du courrier
Le rôle : membre, donateur, bénévole, partenaire, et depuis quand
Les cotisations et les dons, avec leur date et leur montant
Le consentement : à quoi la personne a dit oui, et quand
Le dernier échange, pour ne pas relancer quelqu'un qu'on a eu hier

Chez Kern4Good

Le programme aide à choisir et à mettre en place un CRM en consultance à prix coûtant : structure des données, import des anciens tableurs, règles RGPD, lien avec le site (formulaire d'adhésion, bouton de don), formation des personnes qui le tiendront. Un premier échange est gratuit, puis un devis dit les journées, à 400 EUR. La thématique CRM pour association et la page Tarifs en disent plus.

Pour aller plus loin

Choisir un CRM pour ses membres et donateurs : le guide

Un tableur ne suffit-il pas ?

Jusqu'à quelques dizaines de contacts et une seule personne qui le tient, oui. Au-delà, ou dès que plusieurs personnes y touchent, le CRM évite les doublons, les pertes et les envois à des gens qui avaient demandé à ne plus rien recevoir.

Le CRM peut-il envoyer notre lettre d'information ?

Beaucoup le font ou se relient à un outil d'envoi. C'est un critère de choix à poser dès le cadrage, avec la gestion des désinscriptions.

Combien coûte un CRM pour une association ?

Il existe des outils gratuits jusqu'à un certain nombre de contacts et des abonnements de quelques dizaines d'euros par mois. Le vrai coût est le temps de mise en place et de tenue : c'est là que la consultance à prix coûtant aide.

Faut-il migrer tout l'historique ?

Non. On importe ce qui sert encore : les contacts actifs, les cotisations des deux ou trois dernières années. Le reste s'archive. Un import propre de deux cents fiches vaut mieux qu'un import brut de deux mille.